Subastas electrónicas inversas

¿Qué es la Subasta Electrónica Inversa?

Es un proceso de compra y contratación a través de Internet, en donde existe un período de tiempo determinado para presentar ofertas de precios. Cada proveedor puede hacer todas las ofertas que él considere, siguiendo las reglas establecidas para la subasta. Se establece un precio base de inicio y a partir de aquí los proveedores inician las ofertas hacia abajo, no existiendo límite. 

La subasta electrónica inversa tiene la fortaleza de permitir independiencia y tranqulidad a la hora de seleccionar uno o más proveedores. Es una gran herramienta para apoyar el abastecimiento estrategico, haciendo una buena evaluación de las categorías, y combinando con la tecnlogía de modelos innovadores se realizan procesos con transformación y ahorro.

¿Cómo se Hace la Subasta?

Previamente se explican claramente las reglas de la subasta, se realiza una capacitación para el manejo de la aplicación, se suministra la clave de acceso y se realiza un simulacro. Se define un día y un período de tiempo para la realización de la subasta. Durante este período, a través de Internet, cada proveedor presenta sus ofertas y va conociendo el resultado de la subasta. Al cerrarse el tiempo de la subasta, gana quien haya ofertado el precio más bajo.

Capacitación para la Subasta

El proveedor de la solución informática realizará, con cada uno de los oferentes que califiquen para participar en la subasta, una capacitación individual, cuya fecha y hora será estipulada en la invitación a ofertar correspondiente. No obstante, entre cada oferente y el proveedor de la solución informática se podrá concertar una fecha y hora de esta capacitación. En esta capacitación se explicará a cada oferente las funcionalidades de la aplicación y se realizará una simulación de la misma. La fecha y hora de esta capacitación será concertada entre el oferente y el proveedor de la solución informática.

Simulacro de la Subasta

El proveedor de la solución informática también realizará un simulacro con todos los oferentes autorizados para participar en la subasta, en la fecha estipulada en la invitación a ofertar. Este simulacro se hará con el fin de verificar las claves de acceso, entrenamiento del uso de la aplicación, evaluación de los equipos donde se va a conectar cada participante y solución de posibles problemas técnicos. Durante la capacitación el proveedor de la solución informática confirmará a cada oferente la fecha y hora del simulacro. Realización de la Subasta La Subasta Electrónica Inversa para seleccionar la oferta ganadora se realizará en la fecha estipulada en la invitación a ofertar.

Usuario y Password

A cada uno de los oferentes se le asignará un Login y Password para acceso a la página donde se desarrollará la subasta. Es responsabilidad de la firma oferente el uso que se le dé a la clave entregada. Se recomienda, al momento de realizar la subasta, tener acceso a la aplicación desde dos puntos diferentes de la ciudad.

Fallas de Conexión

En caso de presentarse una falla en el sistema del servidor del administrador y el oferente no pueda ofertar, inmediatamente el oferente afectado le informará por escrito al administrador para que haga las ofertas a su nombre, lo cual hará enviando un fax autorizando la oferta con el valor ofertado. Para ello, el administrador dispondrá de un teléfono y un fax exclusivos durante el período de la subasta. Estas comunicaciones deberán ser firmadas y autorizadas por el representante legal o la persona encargada y autorizada para participar en la capacitación.

Sistema de Ofertas (Pujas)

Las ofertas de precios se realizarán mediante la propuesta de un valor unitario. Se parte de un precio de salida, el cual está fijado y expuesto al inicio de la subasta. Se permitirán entonces disminuciones de precio a partir del valor de salida en cada puja. Las pujas realizadas pueden mejorar la propia oferta o la mejor que se haya presentado durante la subasta. La empresa que presente el valor más bajo al momento del cierre de la subasta será la seleccionada para el contrato definido en los criterios de aceptación de la invitación a ofertar.

Extensiones

La subasta tendrá extensiones automáticas de cinco minutos (o el tiempo que se estime en el pliego de invitación) siempre y cuando se presente una oferta dentro de los cinco minutos finales al cierre de la subasta.